Tijd besparen door slimmer te communiceren

Bij Best Value draait het om slim en dominant communiceren. Hierbij staat dominant natuurlijk niet voor agressief, maar voor ‘onderscheidend’.

Dominante communicatie

Dominant communiceren doe je aan de hand van metingen, cijfers en feiten. Maar natuurlijk alleen op de momenten dat het ertoe doet. De meeste projectmanagementsystemen gaan uit van het vastleggen en communiceren van alle gebeurtenissen. Dit leidt in de regel tot meer communicatie, meer verwarring en meer stress.

Proef op de som

Recentelijk is er een kleine steekproef gehouden onder 50 personen die belast zijn met projectmanagement, zowel vanuit de opdrachtgeverskant als vanuit de opdrachtnemerskant.

Uit de enquête blijkt dat het gros van deze mensen, 57 procent, per jaar tussen de 1 en 10 projecten managet.

Het merendeel gaf aan dat ze maar liefst 4 uur per week kwijt zijn aan het rapporteren op afwijkingen. Van de ondervraagden gaf zelfs bijna 30% aan twee dagen per week bezig te zijn met het rapporteren van afwijkingen. Op dit vlak is dus een hoop tijd en inspanning te winnen.

Stel: we hebben afgesproken op treinstation Amsterdam Centraal om 12.00 uur en ik mis de trein… Ook met een trein later kom ik nog steeds ruim voor 12.00 uur aan. Moet ik je dan bellen om je te informeren, om te overleggen, en om met iemand anders te overleggen en verwarrende nieuwe routes uit te stippelen? En als we dat doen, wie is er dan verantwoordelijk voor de vertraging?

 

Afwijkingen rapporteren

Echt dominante communicatie zou zich moeten beperken tot het rapporteren over de afwijkingen met invloed op tijd, geld en kwaliteit. Om dit te kunnen doen is het noodzakelijk om een concreet plan te hebben, goede mijlpalen te plannen en concrete kritische prestatie-indicatoren te specificeren.

Best Value Pointer bevat alle tools om vanuit de Best Value-aanpak projecten slimmer en efficiënter te managen.